Está claro que el teletrabajo nos ha traído nuevas formas de comunicarnos. Las videoconferencias, que antes podíamos tener de manera muy puntual, ahora forman parte de nuestro día a día (reuniones de trabajo, formaciones, charlas…). Aunque este sistema ha flexibilizado y permitido que sea más fácil cuadrar agendas, no tenemos que perder de vista que la preparación debe entenderse igual que una reunión presencial, además de cuidar otros detalles que hasta ahora no teníamos en cuenta.
A riesgo de parecer tópicos, pero no por ello menos importantes, a continuación, te recomendamos algunos TIPS:
- Imagen: cuida y prepara tu imagen igual que cualquier reunión presencial.
- Espacios: busca un sitio cómodo, con una correcta iluminación. Recuerda que si no quieres que los asistentes vean espacios personales puedes difuminar el fondo o poner un croma corporativo.
- Buena conexión: comprueba que dispones de una buena señal de conexión a Internet.
- Sistema de videoconferencia: revisa previamente si debes instalar alguna aplicación, actualizar navegador o crear una cuenta. Si es posible hacer una prueba con alguien de confianza, si es la primera vez que lo utilizas, mucho mejor.
- Audio: para evitar que interfieran sonidos es recomendable utilizar cascos.
- Recursos: prepara y ten disponible información que necesites consultar tanto en los propios archivos del ordenador como posibles consultas en Internet, para evitar que, en el momento de requerirlo, algo falle.
- Dinamizar: estamos viendo que las reuniones por videoconferencia tienden a alargarse, definir bien los puntos a tratar y hacerlas dinámicas y participativas por todas las partes. Prestar especial atención a la comunicación verbal y no verbal.
- Horarios: evitar programar reuniones en horarios conflictivos que dificulten el desarrollo de las mismas (horario de comer, salida de colegios, etc.).
- Compartir: si debemos compartir alguna presentación o documento, comprobar previamente que funcione correctamente para no perder tiempo con posibles errores.
- Urgencias: si durante la reunión ocurre alguna urgencia, recuerda desconectar la cámara y audio antes de levantarte. etc.
Artículo escrito por Toni Rodriguez, colaboradora de O.Labs. ¿Quieres saber más?Visita la entrevista que le hicimos el pasado mes de Noviembre (click aquí).